《審核技巧與追證方式研討》主題沙龍

活動程序

    一、時間安排：2009-08-07  下午 2：00

二、地    點：公司辦公樓文化沙龍廳

三、參加人員：尹萬云  李中元  楊敏軍  劉少美  張?zhí)鞏|  王亞兵 

魯賓  余大平  徐惠  夏登群  仝茂祥  胡世杰  張文  劉根梅  崔艷

四、主 持 人：楊敏軍

五、本期文化沙龍活動主題與要求

1、活動主題：對審核方法、抽樣方式與抽樣數(shù)量、重點審核區(qū)域/過程、正向與逆向追溯取證技巧、詢查與追證的技巧進行研討，以期讓審核人員準確把握“審核實施計劃”中的審核準則、審核范圍、審核要素的要求，促進內部審核質量的提高。

2、與主題有關的拓展思考題：

（1）你即將承擔的審核任務有哪些內容構成？

（2）你如何履行內審員職責，合理應用審核技巧和追證方式，客觀、準確、完整、高效地實施現(xiàn)場審核程序？

（3）你認為審核要點的作用是什么？如何使用好審核要點？目前的審核要點能否滿足審核技巧與追證方式的要求？脫離審核要點是否會對受審核區(qū)域的好壞判斷形成缺陷？

（4）正確的掌握與在審核中運用交談提問的技巧是一名合格審核員應具備的基本素質。我國一位資深的ISO9000專家講過，一名好的審核員實施審核時應具備節(jié)目主持人的基本素質。你認為如何？

（5）在對專業(yè)公司、項目經理部檢查/內審中，你發(fā)現(xiàn)了那些監(jiān)視測量記錄存在問題？我們如何保證審核記錄的符合性？

3、要求：參加本次文化沙龍活動的人員接到通知后，應按照本次活動主題及其拓展思考題、《審核技巧與追證方式知識導引》做好發(fā)言準備，發(fā)言人應理論上有依據(jù)、實踐上有案例支持，言之有物，科學嚴密，切實可行。

六、活動程序

1、楊敏軍宣布本次文化沙龍活動主題與要求。

2、主要發(fā)言：王亞兵介紹“公司2009年版管理體系審核要點”；徐惠、張文介紹本人利用審核技巧與追證方式的經驗；劉少美、仝茂祥介紹在工程項目現(xiàn)場檢查時應把握的關鍵過程/環(huán)節(jié)/風險及其應巡查的現(xiàn)場和抽查見證的資料；楊敏軍就內審時的注意事項和確保審核質量進行發(fā)言。

3、參加文化沙龍人員進行研討；最后請領導進行總結性發(fā)言。

附件：“審核技巧與追證方式”知識導引

                                        十七冶發(fā)展改革部

                                            2009-08-04

附件：

“審核技巧與追證方式”知識導引

一、公司《內部審核工作程序》中的有關要求

1、內審員職責

a)根據(jù)任務分工，編制審核要點，完成指定的審核計劃，開具不符合報告；

b)按照安排對糾正措施進行跟蹤驗證。

2、現(xiàn)場審核程序

a）內審員按照分工，依據(jù)《內部審核實施計劃》和審核要點，通過詢問、觀察現(xiàn)場、查閱文件和有關質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動的記錄，檢查有關方面的工作環(huán)境和活動現(xiàn)狀，收集有關證據(jù)，做好記錄。必要時，對受審核方績效情況進行現(xiàn)場抽樣監(jiān)測。

b) 審核中發(fā)現(xiàn)不合格/不符合項，應得到受審核方陪同人員確認。受審核方對審核員提出的不合格有不同意見時，應當場提出并提供相應符合性證據(jù)。受審核方不愿接受不合格項/不符合項報告的，在末次會議前由內審組長提交管理者代表裁決。

c)  每審核完一個專業(yè)公司/項目經理部后，由審核組長（分組長）召集一次審核員會議，匯總審核結果，評價和確定不合格/不符合項，內審員填寫《不合格/不符合項報告》。然后召開由受審核方領

導和有關人員參加的會議，通報審核情況，確認不合格/不符合項，下達《不合格/不符合項報告》。

二、審核要點（審核檢查表）的編制與確認一般原則

1、按要素審核可考慮：主管部門→相關部門→工作內容→實施過程→實施結果。

2、按部門審核可考慮：部門職責→過程或控制環(huán)節(jié)及其重要程度/危險源與環(huán)境因素及其風險大小→控制目標→控制準則、方案、放行準則→過程控制、運行控制→監(jiān)視測量/檢測→事故、事件、不符合/不合格處置→數(shù)據(jù)信息收集、分析、利用，重大改進事項。

3、審核每一要素、每一部門，均應考慮：

（1）該要素在質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系中的詳細要求，在公司文件中的管理流程（特別是關鍵過程/重要環(huán)節(jié)）及其需建立的文件、記錄，在有關法律法規(guī)中要求建立的相關證據(jù)，涉及的領導、部門、基層單元/現(xiàn)場；

（2）該部門職責、目標，職責范圍內的管理流程（特別是關鍵過程/重要環(huán)節(jié)）及其需建立的文件、記錄，按照涉及的法律法規(guī)要求建立的相關證據(jù)。

     三、現(xiàn)場審核的方法把握

     1、收集信息的方法：面談、對活動的觀察、文件/記錄評審。

     2、收集信息的技巧：

（1）善于提問和交談；

（2）要注意傾聽；

（3）要仔細觀察和查閱；

（4）記錄要證據(jù)確切；

（5）要善于追溯驗證。

     3、交談提問的技巧：

（1）開放式提問，包括帶主題的問題，拓展性問題，討論性問題，調查性問題，重復性問題，假設性問題，驗證性問題均可使用開放式提問方式。

（2）封閉式提問，即可以簡單地用“是”或“否”就能回答的問題。

（3）澄清式提問，即對受審核人員答復或提交資料的真實性、完整性/代表性（權威性）進行澄清確認。

3、審核活動的控制

（1）按審核計劃實施審核：計劃安排的時間、范圍、要素是內審員的工作任務。

（2）要合理選擇樣本：保證一定的抽樣量——每個關鍵過程/環(huán)節(jié)或重大風險至少應抽查2個以上樣本；應分層抽樣；抽樣在受審核的單位/項目應均衡。

（3）要注重關鍵場合、關鍵部門、關鍵崗位和運行中的主要問題。

（4）要注意收集受審核區(qū)域體系運行有效性的證據(jù)：應本著收集有效性證據(jù)的愿望出發(fā)，審核過程中不可避免的發(fā)現(xiàn)不符合不是審核人員刻意所為。

（5）要始終營造良好的審核氣氛：要尊重受審核方，發(fā)現(xiàn)問題應提請受審核人員和陪同人員澄清確認，沒有搞清楚的問題不要輕易下結論；遇到不理性的人或答復，應冷靜、耐心、禮貌。

四、審核發(fā)現(xiàn)中不符合控制

1、審核記錄是審核發(fā)現(xiàn)的證據(jù)，因此審核記錄應客觀、準確、完整，并據(jù)此可復查。審核發(fā)現(xiàn)中的有效性或不符合問題的判斷，依據(jù)為審核準則，即相應的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系標準，公司有效版本文件、適宜的法律法規(guī)和其他要求、適宜工程產品標準及其驗收規(guī)范。

2、不符合項的確定：必須以客觀事實為依據(jù)——記錄中不能含糊不清；必須以審核準則為依據(jù)，不能參雜審核員任何主觀意見；應能查找類似問題的原因——即有一定的代表性；應在審核時澄清、內審組意見一致的基礎上；應得到受審核方的確認。

3、開出不符合項，應事實描述清晰，判定不符合標準、條款、嚴重程度準確。